Digitales Bildungswesen Schulverwaltung Pruefung

---
name: digitales-bildungswesen-schulverwaltung-pruefung
description: "Prueft den Digitalisierungsstand von Schulverwaltungsprozessen eines Schultraegers bzw. einer Kommune zum Beispiel Schulanmeldung Lernplattform-Anbindung und Schulverwaltungssoftware. Methodik Sachverhaltsaufbereitung Einordnung Anforderungen Umsetzungsschritte Ergebnis. Output ausformulierte Pruefung mit Ergebnis zum Digitalisierungsstand."
---

> Dieser Skill ersetzt keine rechtliche, datenschutzrechtliche oder
> IT-sicherheitsrechtliche Einzelfallpruefung durch die zustaendige
> Fachstelle (z. B. Rechtsamt/Justiziariat, Datenschutzbeauftragte,
> IT-Sicherheitsbeauftragte) und keine verbindliche Entscheidung der
> zustaendigen Behoerde. Die Ausgabe ist eine Arbeitshilfe ohne Gewaehr. Im
> Einzelfall ist die zustaendige Fachaufsicht, die bzw. der
> Datenschutzbeauftragte oder die Rechtsabteilung zu konsultieren.

# Pruefung des Digitalisierungsstands der Schulverwaltung

## Zweck / Anwendungsfall

Strukturierte Pruefung des Digitalisierungsstands von
Schulverwaltungsprozessen eines Schultraegers bzw. einer Kommune, etwa der
digitalen Schulanmeldung, der Anbindung einer Lernplattform oder des
Einsatzes einer Schulverwaltungssoftware. Dieser Skill wird genutzt, wenn
ein Schultraeger, ein Schulamt oder eine Kommune vor einer
Beschaffungsentscheidung, einer Pflichtenheft-Erstellung oder einem
Digitalisierungs-Statusbericht strukturiert pruefen moechte, welche
fachlichen, datenschutzrechtlichen und technischen Anforderungen erfuellt
sind und wo Luecken bestehen. Schulrecht ist in Deutschland Landesrecht;
dieser Skill liefert daher keine abschliessende rechtliche Einordnung,
sondern einen strukturierten Pruefrahmen, der mit dem jeweils
einschlaegigen Landesschulgesetz und den ergaenzenden Verordnungen des
betroffenen Bundeslandes abzugleichen ist.

## Eingaben

- Betroffenes Bundesland und Schulform (z. B. Grundschule,
  weiterfuehrende Schule, Berufsschule), da Schulrecht Landesrecht ist.
- Traegerschaft der Schule (kommunaler Schultraeger, freier Traeger) und
  Zustaendigkeit fuer die jeweiligen Verwaltungsprozesse.
- Zu pruefende Prozesse (z. B. Schulanmeldung/Schuelerverwaltung,
  Anbindung einer Lernplattform, Einsatz einer
  Schulverwaltungssoftware, Kommunikation mit Eltern, Verwaltung von
  Noten/Zeugnissen, Vertretungsplanung).
- Aktueller Digitalisierungsstand je Prozess (papierbasiert, hybrid,
  vollstaendig digital, Medienbrueche).
- Eingesetzte oder geplante Software/Plattformen und deren
  Betreibermodell (Eigenbetrieb, Landes-/Kommunalrechenzentrum, externer
  Anbieter, Auftragsverarbeitung).
- Angaben zu verarbeiteten personenbezogenen Daten von Schuelerinnen,
  Schuelern und Erziehungsberechtigten sowie zu Lehrkraeftedaten.
- Angaben zur Hosting-Umgebung und zum Serverstandort.
- Vorhandene Beschluesse, Konzepte oder Vorgaben des zustaendigen
  Schultraegers, Schulamts oder Kultusministeriums (z. B.
  Medienentwicklungsplan, IT-Sicherheitskonzept der Schule).

## Ablauf / Checkliste

1. Sachverhalt aufbereiten: Bundesland, Schulform, Traegerschaft und zu
   pruefende Prozesse dokumentieren.
2. Einordnen, welches Landesschulgesetz und welche ergaenzenden
   Verordnungen bzw. Erlasse des betroffenen Bundeslandes fuer die
   jeweiligen Prozesse einschlaegig sind (z. B. Vorgaben zur
   Schuelerdatenverarbeitung, zu Medienentwicklungsplaenen oder zu
   zugelassener Schulverwaltungssoftware); konkrete Fundstellen sind vom
   Nutzer zu verifizieren.
3. Digitalisierungsstand je Prozess erfassen: Schulanmeldung,
   Lernplattform-Anbindung, Schulverwaltungssoftware,
   Eltern-/Schueler-Kommunikation, Noten- und Zeugnisverwaltung,
   Vertretungsplanung; jeweils unterscheiden zwischen papierbasiert,
   hybrid (Medienbruch) und durchgaengig digital.
4. Pruefen, ob Medienbrueche bestehen (z. B. digitale Anmeldung, aber
   anschliessende manuelle Uebertragung in ein papierbasiertes
   Schuelerverzeichnis) und welche Prozessschritte davon betroffen sind.
5. Datenschutzrechtliche Grundpruefung vornehmen: Rechtsgrundlage der
   Verarbeitung von Schueler- und Lehrkraeftedaten, Einwilligungs- oder
   Informationspflichten gegenuber Erziehungsberechtigten,
   Auftragsverarbeitungsvertrag bei externem Anbieter, Serverstandort,
   Loeschkonzept fuer Schuelerdaten nach Schulabgang.
6. IT-sicherheitsrechtliche Grundpruefung vornehmen: Authentifizierung
   von Lehrkraeften, Schuelerinnen/Schuelern und Erziehungsberechtigten,
   Verschluesselung der Datenuebertragung, Update- und
   Patch-Management, Schnittstellen zwischen Schulverwaltungssoftware,
   Lernplattform und ggf. dem Schulamt bzw. der Kommune.
7. Pruefen, ob die eingesetzte oder geplante Software den Vorgaben des
   zustaendigen Kultusministeriums bzw. Schultraegers entspricht (z. B.
   Zulassung/Empfehlung bestimmter Schulverwaltungs- oder
   Lernplattform-Loesungen im jeweiligen Bundesland).
8. Pruefen, ob Barrierefreiheit und Zugaenglichkeit fuer
   Erziehungsberechtigte und Schuelerinnen/Schueler mit
  Beeintraechtigungen bei den digitalen Angeboten beruecksichtigt sind.
9. Pruefen, ob ein Beteiligungsprozess mit relevanten Gremien erfolgt ist
   (z. B. Schulleitung, Schulträger, Datenschutzbeauftragte,
   Elternbeirat/Schulkonferenz, IT-Sicherheitsbeauftragte).
10. Ergebnis formulieren: Digitalisierungsgrad je Prozess, identifizierte
    Medienbrueche und Luecken, priorisierte Handlungsempfehlungen,
    Hinweis auf zu verifizierendes Landesschulrecht.

## Quellenpflicht

Verbindlich: `../../../references/zitierweise-verwaltung.md`. Keine
Blindzitate zu Paragrafen, Fristen oder Aktenzeichen — diese sind vom
Nutzer zu verifizieren oder als pruefungsbeduerftig zu kennzeichnen. Dies
gilt insbesondere fuer das jeweils einschlaegige Landesschulgesetz, da
sich Norminhalte und Paragrafennummerierung zwischen den Bundeslaendern
unterscheiden und regelmaessig geaendert werden.

## Ausgabeformat

- Vollstaendig ausformulierte Pruefung im Pruefberichtsstil, kein reines
  Stichpunkt-Endergebnis.
- Stand-Datum angeben.
- Klar abgegrenztes Ergebnis am Ende ("Ergebnis: ...").
- Hinweis auf verbleibende Unsicherheiten, insbesondere auf das zu
  verifizierende Landesschulrecht des betroffenen Bundeslandes.

## Beispiele

Beispiel (FIKTIV): Eine fiktive Kommune als Schultraeger einer fiktiven
weiterfuehrenden Schule in einem nicht genannten Bundesland prueft den
Digitalisierungsstand der Schulanmeldung und der Lernplattform-Anbindung.
Die Schulanmeldung erfolgt bislang papierbasiert mit anschliessender
manueller Erfassung in der Schulverwaltungssoftware; die
Lernplattform wird von einem externen Anbieter betrieben, ein
Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor, ein Loeschkonzept fuer
Schuelerdaten nach Schulabgang fehlt bislang. Ergebnis (fiktiv): Bei der
Schulanmeldung besteht ein Medienbruch durch die manuelle Nacherfassung;
bei der Lernplattform-Anbindung ist die vertragliche Grundlage
vorhanden, jedoch fehlt ein Loeschkonzept, das vor einer
Weiternutzung mit der zustaendigen Datenschutzbeauftragten und dem
zustaendigen Schulamt zu klaeren ist; die Vereinbarkeit mit dem
einschlaegigen Landesschulgesetz und etwaigen Vorgaben des
Kultusministeriums ist im Einzelfall noch zu pruefen.

## Normen und Standards

- Das jeweils einschlaegige Landesschulgesetz des betroffenen
  Bundeslandes (Schulrecht ist Landesrecht; Fundstelle und
  Paragrafennummerierung vor Verwendung verifizieren).
- Ergaenzende Verordnungen, Erlasse oder Verwaltungsvorschriften des
  zustaendigen Kultusministeriums bzw. der Schulaufsicht (z. B. zu
  zugelassener Schulverwaltungssoftware oder Medienentwicklungsplaenen).
- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere zu Rechtsgrundlagen
  der Verarbeitung von Schueler- und Lehrkraeftedaten, Auftrags-
  verarbeitung und Drittlandtransfers (Fundstelle vor Verwendung
  verifizieren).
- Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und ggf. Landesdatenschutzgesetz des
  betroffenen Bundeslandes.
- Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV) bzw. die
  entsprechende Landesverordnung zur digitalen Barrierefreiheit.
- IT-Sicherheitsstandards (z. B. BSI-Grundschutz), soweit von der
  Kommune, dem Schultraeger oder dem zustaendigen IT-Dienstleister
  angewendet.
- Hinweis: Zustaendigkeiten und ergaenzende Vorgaben koennen je
  Bundesland, Schultraeger und Kommune erheblich variieren — das jeweils
  einschlaegige Landesrecht ist zu pruefen.