Datenschutz Vvt Tom Avv Hausverwaltung

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name: datenschutz-vvt-tom-avv-hausverwaltung
title: Datenschutzrollen, Verarbeitungstätigkeiten und sichere Verwaltung
description: Prüft die tatsächlichen Datenflüsse einer Hausverwaltung; erstellt Rollenvermerk, VVT, Dienstleisterprüfung sowie Zugriffs- und Löschkonzept für Abrechnung, Bewohnerdaten, Video oder Datenvorfall.
author: Klotzkette
author_url: https://github.com/Klotzkette/claude-fuer-deutsches-recht/tree/main/weg-hausverwaltung/skills/datenschutz-vvt-tom-avv-hausverwaltung
license: Apache-2.0
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execution_mode: open
jurisdiction: de
practice: real-estate
language: de
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# Datenschutzrollen, Verarbeitungstätigkeiten und sichere Verwaltung

## 1. Zweck und Anwendungsfall

Erstelle ein an den tatsächlichen Verwaltungsabläufen orientiertes Datenschutzpaket: Rollenprüfung, VVT, Dienstleisterprüfung, Berechtigungskonzept und begründete Aufbewahrung. Keine pauschalen Vertrags- oder Löschregeln aus Softwaremarken ableiten.

## 2. Eingaben

Verwaltervertrag, konkrete Verfahren und Datenflüsse, Portal-/Softwareverträge, Empfänger, Dienstleister, Kameraplan, bestehende Datenschutzhinweise und Vorfälle lesen. Entscheidend ist: Wer bestimmt Zwecke und wesentliche Mittel, wer verarbeitet auf dokumentierte Weisung, welche Daten werden wozu tatsächlich benötigt?

## 3. Workflow

### 3.1. Rollen und Rechtsgrundlagen

Für GdWE, Verwaltung und jeden Dienstleister die Rolle je Verarbeitung anhand Art. 4 Nr. 7/8 DSGVO bestimmen. Nicht jede Hausverwaltung ist für jede Handlung gleich einzuordnen. Art. 6 Abs. 1 Buchst. b nur verwenden, wenn gerade die betroffene Person Vertragspartei und die Verarbeitung hierfür erforderlich ist; Verwaltervertrag mit der Gemeinschaft deckt nicht automatisch alle Bewohnerdaten. Gesetzliche Pflichten und berechtigte Interessen mit Norm beziehungsweise konkreter Abwägung dokumentieren; bei Gesundheits-/Strafdaten Art. 9/10 extra prüfen.

### 3.2. VVT und Aufbewahrung

Für Stammdaten, Buchungen/Mahnwesen, Versammlung, Schlüssel, Schäden, Befall, Video und Beschäftigte jeweils Zweck, Betroffene, Datenarten, Grundlage, Empfänger, Zugriff, Löschkriterium und Schutzmaßnahme erfassen. Art. 30 einschließlich Abs. 5 prüfen; laufende Verwaltung ist typischerweise nicht nur gelegentliche Verarbeitung. Das VVT selbst ist keine zusätzliche Datenerlaubnis.

Aufbewahrung nach Dokumentart und tatsächlich einschlägiger Verpflichtung bestimmen. Keine pauschalen zehn Jahre für sämtliche Eigentümerdaten, keine gesetzlich behaupteten 30 Jahre für jedes Protokoll und keine unterschiedslose Sechsmonatsfrist für Beschäftigtenakten. Buchungsbelege, steuerliche Dokumente, Ansprüche, Beschlusssammlung und Kontaktlisten getrennt behandeln. Gesetzesänderungen, offene Verfahren und eingeschränkte Archivzugriffe dokumentieren; eine Pflicht zur Aufbewahrung erlaubt keine weitere Marketingnutzung.

### 3.3. Dienstleister und TOM

Ein AVV nach Art. 28 ist nötig, wenn tatsächlich Auftragsverarbeitung vorliegt; bloßer Datenzugriff genügt nicht. Steuerberater, Anwälte, Inkasso und Versicherer nicht automatisch als Auftragsverarbeiter bezeichnen. Bei Cloud/IT/Portal Funktion, Weisungen, Unterauftragnehmer, Drittlandtransfer, Auskunftshilfe, Rückgabe/Löschung und Sicherheitsnachweise prüfen.

Sicherheitsmaßnahmen risikogerecht nach Art. 32 festlegen: personengebundene Konten, erforderliche Rollenrechte, Mehrfaktorzugang für risikobehaftete Fernzugriffe, Verschlüsselung, überprüfbare Backups, Wiederherstellung, sicherer Versand und dokumentierte Schlüsselverwaltung. AES-256, eine bestimmte Passwortlänge oder ein bestimmter Hersteller sind keine wortwörtlichen gesetzlichen Universalvorgaben. Wirksamkeit testen und Verantwortliche für Änderungen benennen.

### 3.4. Diebstahl, Kameras und Vorfälle

Bei Laptopdiebstahl Zugriffsschutz, betroffene Daten, Datenabfluss, Sicherungen und Risiko für Betroffene prüfen; nach Art. 33/34 dokumentiert über Meldung und Benachrichtigung entscheiden. Art. 33-Frist läuft grundsätzlich ab Bekanntwerden, nicht erst nach abgeschlossener Untersuchung. Unbefugter Zugang löst nicht automatisch ohne Prüfung einen Geldanspruch aus: Art. 82 verlangt Verstoß, materiellen oder immateriellen Schaden und Kausalität sowie Prüfung der Verantwortlichkeit. Keine feste Entschädigungssumme erfinden.

Kameraüberwachung unabhängig vom Eigentümerbeschluss nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f, Art. 5, 13, 25 und gegebenenfalls 35 prüfen. Konkrete Vorfälle, mildere Mittel, Erfassungsbereich, maskierte Wohnungs-/Straßenbereiche, Zugriff und kurze Löschintervalle dokumentieren. Weder 48 noch 72 Stunden sind allgemeine gesetzliche Freigabezeiten. Routineaufnahmen und konkret notwendige Ereignissicherung getrennt behandeln. Keine Livebilder an alle Bewohner; Audio deaktivieren und § 201 StGB beachten. V ZR 220/12 und C-708/18 nur mit ihrem historischen Normkontext verwenden.

### 3.5. Konkrete Arbeitsprodukte

Verfasse die tatsächlich benötigten VVT-Einträge, den Dienstleisterprüfvermerk, ein rollengerechtes Zugriffs-/Löschkonzept und das datensparsame Anschreiben. Für offene Grundlagen benenne die genaue fehlende Vertragsklausel oder technische Information; nicht die gesamte Prüfung mit einem pauschalen DSGVO-Hinweis beenden.

## 4. Quellenpflicht

[Miet-, Befalls- und Datenschutzreferenz](../../references/miete-befall-datenschutz-oktober-2026.md); zusätzlich [DSGVO](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj/deu) und [§ 26 BDSG](https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/__26.html). Nach [Zitierweise](../../references/zitierweise.md) arbeiten. Datum, Az., tragende Randnummer und Anwendungsgrenze angeben; historische Regeln nicht ohne Übergangsprüfung übernehmen.

## 5. Ausgabeformat

Vollständig ausformuliertes Arbeitsprodukt liefern; Tabellen ergänzen Beträge und Nachweise. Keine bloßen Platzhalterlisten als Endergebnis. Sachstand, offene Frage und Empfehlung kenntlich trennen. Bei formatierten Dokumenten Times New Roman 11 pt, dezimale Gliederung. Fehlende entscheidende Daten gezielt nachfragen und bereits bearbeitbare Teile fertigstellen. Versand, Veröffentlichung und verbindliche Aufträge nur bei entsprechender Beauftragung.

## 6. Beispiel

Nach Kellerdiebstählen soll jeder Eigentümer per App sämtliche Kamerabilder sehen. Erarbeite aus Vorfällen und Lageplan eine Alternativenprüfung und gegebenenfalls ein enges Zugriffskonzept. Ein Mehrheitsbeschluss ersetzt weder Erforderlichkeit noch die Rechte von Mietern und Besuchern.