Report Making

---
name: report-making
description: "报表制作——把业务数据做成读者看完就能拍板的周报、月报：先定读者与决策问题，再定口径、表结构、图表与异常标注。当用户说「报表怎么做」「周报模板」「月报模板」「指标口径怎么写」「数据透视表怎么用」时使用。"
author: Captain
version: 0.1.1
metadata:
  openclaw:
    requires:
      bins: [python3]
display_name: "报表制作"
display_name_en: "Report Making"
description_zh: "做业务报表的完整方法：先问清读者和他要做的决定，再写指标口径（定义、来源、粒度、更新频率），按维度×指标搭表，按问题选图，给异常值定阈值并标注原因，定好发布与更正节奏；附 Excel 数据透视与常用公式做法、周报月报模板和口径说明模板。"
description_en: "Build business reports that lead to decisions by defining the reader and the decision, pinning down metric definitions, designing dimension-by-metric tables, choosing charts, flagging anomalies and fixing a publishing cadence, with Excel pivot tables, core formulas, weekly and monthly templates and a metric definition template."
tags:
  - "报表制作"
  - "业务报表"
  - "周报模板"
  - "月报模板"
  - "指标口径"
  - "数据透视表"
  - "Excel 报表"
  - "图表选择"
  - "business report"
examples_zh:
  - "报表怎么做，老板说我的周报全是数，看不出重点"
  - "帮我出一份月报模板，销售数据要按区域和渠道拆开"
  - "数据透视表怎么用，汇总出来的数和明细对不上"
examples_en:
  - "How should I build a report? My boss says my weekly report is all numbers and has no focus."
  - "Give me a monthly report template with sales broken down by region and channel."
  - "How do pivot tables work? My totals don't match the detail data."
---

# 报表制作

定位一句话：**报表不是把数据摆出来，而是让一个具体的人看完能做一个具体的决定；读者和决定没定，一个指标都别加。**

**文件导航**：本页是主流程。周报、月报、口径说明三份模板见 [references/templates.md](references/templates.md)；按区域和渠道拆的月报完整交付见 [examples/monthly-report-region-channel.md](examples/monthly-report-region-channel.md)；两个脚本：`scripts/csv_profile.py` 给明细 CSV 体检，`scripts/anomaly_flag.py` 按阈值标异常。

## 何时使用

新做或重做周报、月报、专题数据报表；老板说「看不出重点」；两份报表同一个数对不上；要把 Excel 明细汇总成固定格式。用户常这样说：

- 「报表怎么做，老板说我的周报全是数，看不出重点」
- 「帮我出一份月报模板，销售数据要按区域和渠道拆开」
- 「数据透视表怎么用，汇总出来的数和明细对不上」
- 「指标口径怎么写，两个部门报的数不一样」
- 「哪些波动该标成异常，阈值怎么定」

不适用：

- 指标本身怎么选、权重怎么分：属于 KPI 制定，本技能只管把已定的指标做成报表。
- 资产负债表、利润表、现金流量表的编制、审计与税务：找会计或审计师。
- 要从数据库直接取数写查询：转交 SQL 类技能；用 Python 批量处理 Excel 文件：转交 Excel 处理类技能。

## 先判断：谁看，看完决定什么

动手前填完这三行，填不出来先去问，别急着做表：

```
读者      谁看（职位、人数），在哪看（手机群消息 / 邮件 / 例会投屏），愿意看几分钟
决策问题  看完要决定 ____（例：下周预算要不要往华东倾斜）
必要的数  回答这个问题最少要哪几个数，各跟什么比（上期 / 去年同期 / 目标）
```

读者不同，报表形态完全不同：管理层要一页、结论先行、不超过 5 个指标、每个数都配对比，关心「达没达标、要不要加资源」；业务负责人要能下钻到区域、渠道、产品，关心「哪里掉了、为什么」；一线要看自己的数和待办。同一份数据给三类读者，就做三个版本，不要做一张大表让大家各取所需。自检：拿掉某个指标，决策受不受影响？不受影响的移到附表或删掉。

## 流程：从口径到发布五步

**第 1 步 定口径。** 每个指标写清定义（数什么、不数什么）、来源（哪个表或导出文件的哪个字段）、粒度（按订单、用户还是门店计，汇总到日、周还是月）、更新频率（每天几点出前一天的数、月数据哪天冻结）。时间口径写死：以下单、支付还是完成时间为准；一周从周一还是周日算起。口径写好后请业务负责人书面确认一次，之后的改动都走版本号。
**第 2 步 搭表。** 行放维度（时间、区域、渠道、产品），列放指标和对比。一张表只回答一个问题；维度最多两层；按指标值降序排；单位写进表头，同列小数位一致；合计行加粗。明细存成一行一条记录的长表，展示表由透视表或公式生成，不手敲数字。
**第 3 步 选图。** 先写下这张图回答什么问题，再按下表选：

```
看趋势  折线图，时间放横轴；只有两三期就用柱形图
比大小  横向条形图，按数值排序
看构成  堆积柱形图；饼图只用于不超过 5 块且合计 100% 的情况
看达成  条形图加目标线，或直接用表格列完成率
看分布  直方图、箱线图；看两个指标的关系用散点图
不用    3D 图、双纵轴、纵轴不从 0 开始的柱形图
```

图标题直接写结论，如「华东连续三周下滑，主要掉在线上渠道」，而不是「华东销售额趋势」；要读者注意的那条线用深色，其余用浅灰。

**第 4 步 标异常。** 先定规则再看数据。默认阈值（按业务波动调整）：环比变化超过 ±20% 且绝对量变化够大（小基数的 20% 没意义），或超出近 8 周均值 ±2 倍标准差。表里用 ▲▼ 加颜色，不只靠颜色，黑白打印也要看得出。每个异常写「现象—原因—影响—动作」，原因没确认就写「待查，负责人 ____」。异常值不删不改；确属数据错误的，修正后在数据说明里写明改了什么。口径变更点在趋势图上画竖线标注。汇总表导出成 CSV 后，可以让脚本按同样的规则先标一遍（`--min-abs` 就是「绝对量变化够大」的下限，对两条规则都生效）：

```bash
python3 scripts/anomaly_flag.py 周汇总.csv --period 周 --value 销售额 --by 区域 --min-abs 30 --out 周汇总_标注.csv
```

**第 5 步 定节奏。** 例如周报每周一 10:00 发上周（数据截至周日 24:00），月报在次月第 3 个工作日前发。时间、模板固定，口径带版本号；发出后发现错误，发更正说明（错在哪、正确的数、影响哪些结论），不悄悄替换附件。

## Excel 做法：数据透视与基础公式

透视前先把明细整理成一维表：单行表头、一列一个字段、无合并单元格、无空行空列、日期是真日期、数字不是文本（单元格左上角有绿色小三角的，多半是文本数字）。

```
1 选中明细按 Ctrl+T 转成表格，表名改成「明细」，新增行自动纳入
2 插入 → 数据透视表 → 新工作表；行放维度，列放时间，值放指标
3 值默认成了「计数」，说明该列混有文本或空值，回去清洗
4 日期字段右键 → 组合 → 月 / 季度 / 年
5 占比、环比：值字段设置 → 值显示方式 →「总计的百分比」「差异百分比」
6 率类指标用计算字段（分子字段 ÷ 分母字段），它按合计值相除，正合适
7 插入切片器，读者可以自己按区域、渠道筛
8 源数据改动后点 数据 → 全部刷新，透视表不会自己更新
9 核对：透视表总计必须等于明细列求和，不等就查筛选、空白行和文本数字
```

常用公式（B1 填月初日期；日期区间用「≥ 月初且 < 下月初」，带时刻的记录才不会漏掉最后一天）：

```
当月金额  =SUMIFS(明细[金额],明细[区域],$A2,明细[日期],">="&$B$1,明细[日期],"<"&EDATE($B$1,1))
环比      =IFERROR(C2/D2-1,"—")  C 本期、D 上期；上期为 0 或空时显示 —
转化率    =IFERROR(SUMIFS(明细[成交],明细[区域],$A2)/SUMIFS(明细[访客],明细[区域],$A2),"—")
查目标    =XLOOKUP($A2,目标[区域],目标[月目标],"未设目标")  旧版没有 XLOOKUP，改用 INDEX 加 MATCH
周序号    =WEEKNUM(A2,2) 以周一为一周开始；不想让元旦切开一周用 =ISOWEEKNUM(A2)，跨年那几天会归到相邻年份
```

计数就把 SUMIFS 换成 COUNTIFS，去掉求和列即可。

上透视表前，用脚本给导出的明细 CSV 体检，能一眼看出「华东」「华东 」「华东区」这类同物异名、空值、空行、重复行、带千分位的文本数字和混用的日期写法（编码自动识别 UTF-8 和 GBK，只读不改原文件）：

```bash
python3 scripts/csv_profile.py 明细.csv --key 订单号
```

## 模板：周报、月报、口径说明

三份纯文本模板在 [references/templates.md](references/templates.md)：周报五段（本周结论、核心指标、异常、下周动作、数据说明）；月报七段（本月结论、目标达成、趋势、结构拆解、异常与专题、下月计划与风险、附录）；口径说明九项（名称、定义、公式、来源、粒度、时间口径、剔除规则、更新频率、版本）。

## 信息不全或出错时

| 情况 | 怎么处理 | 对用户说的话（模板） |
|---|---|---|
| 读者或决策问题没说 | 只问三件：谁看、在哪看几分钟、看完要决定什么；不答就按「管理层一页、结论先行、不超过 5 个指标」做，标 [待确认] | 「先问三件事：这份报表谁看、在哪看、看完要决定什么？没定之前我先按管理层一页版做，标了 [待确认]。」 |
| 没有数据，只要模板 | 模板里的数一律留 `____`；取不到的写「待取数」；绝不编示例数字充当真实数据 | 「模板先给你，数字位置都留空；拿到导出数据后再填，取不到的写『待取数』。」 |
| 两份报表同一个数对不上 | 先对口径再对数：时间字段（下单/支付）、周的起始日、剔除规则、截至时间、率是否被求了平均；列出两种口径各自的算法让用户选 | 「A 表按支付时间、剔除退款；B 表按下单时间、没剔除——两个数都对，只是口径不同。以哪个为准？」 |
| 明细读不进来或格式乱（编码、合并单元格、文本数字） | 先跑 `csv_profile.py` 体检，按「需要处理」逐条清洗后再透视 | 「先别透视，体检发现 3 个问题：『华东』有三种写法、金额里有带千分位的文本、有 1 行重复。清完再汇总。」 |
| 超出本技能范围（会计报表、审计税务、投资建议、给员工下绩效结论） | 会计、审计、税务找专业人员；只做业务报表，不预测、不承诺 | 「利润表的编制要按会计准则来，建议找会计；业务月报里的收入指标我可以帮你把口径写清。」 |
| 时间紧，只要最小可用版 | 最小版一页：3 条结论（每条带数字和对比）＋核心指标表不超过 5 行＋最多 1 条异常说明 | 「来不及就先交一页：三条结论、五个指标、一条异常说明；图和附表下期再补。」 |
| 用户坚持越界（「先编个数填上」「异常数据删掉别让老板看到」） | 不编数、不删异常；取不到写「待取数」，异常照标并写原因 | 「数我不能编，异常也不能删——发现了再更正更伤信任。我把它标出来，原因写『待查』，并写清下一步谁去查。」 |
| 回复太长被截断或中途断了 | 按输出契约的编号分段交付；用户说「继续」就从下一个编号接着写 | 「上一条写到第 3 部分表结构。回复『继续』，我从第 4 部分图表接着写。」 |

两个脚本的退出码与报错：

| 退出码 / 报错 | 原因 | 修正办法 |
|---|---|---|
| 0 | 完成；问题写在「需要处理」或「标出的异常」里 | 逐条处理；异常补上原因—影响—动作 |
| 1「--key 里的列……不在表头里」「--value 的列……不在表头里」 | 列名写错 | 照报错里列出的表头原样填写 |
| 1「文件是空的」「只有表头没有数据行」「没有可用的数字」 | 导出条件不对，或数值列全是文本、NaN 或无穷值 | 重新导出；把「12万」这类写法改成纯数字，缺失数据补取后重跑 |
| 1「表头重复」「表头有空列名」「表头有…列」「CSV 格式有误」「期次或维度为空」 | 表结构有歧义，金额可能被读到错误的列 | 补全列名和期次；重复列改名；含逗号的金额加引号，不让脚本猜列或丢列 |
| 1「要是…有限数字」 | 阈值是 NaN、无穷值或负的绝对变化下限 | `--pct`、`--sigma` 用大于 0 的有限数，`--min-abs` 用不小于 0 的有限数 |
| 1「……出现了两次——先汇总成一期一行」 | 给标异常脚本的不是汇总表 | 先用透视表汇总成每个维度一期一行 |
| 1「--out 不能和输入文件同名」「不认识的编码名」「参数有误」 | 想覆盖原件；编码名写错；参数缺失 | 另存新文件；编码写 utf-8 或 gbk |
| 2「找不到文件」「是表格文件，不是 CSV」「编码认不出来」「写不了……」 | 路径不对；给了 .xlsx；编码不是 UTF-8/GBK；目标文件被 Excel 占用或没写权限 | 核对路径；在 Excel 里另存为 CSV UTF-8；关掉占用的文件 |
| 130 | 按了 Ctrl+C | 重新运行；`--out` 先写临时文件再替换，中断不会留下半个文件 |

CSV 可用逗号、制表符或分号分隔。数值 NaN、无穷值和非数字按缺失标记，当前期与下一期不算环比，不进入历史均值；不会替用户补数。前 N 期恒定时标准差为 0，当前值偏离该恒定值且达到绝对变化下限，仍触发规则二。

## 输出契约

先交「读者—决策问题—指标清单」请用户确认，再搭表、出模板。之后按固定顺序交付：

```
1 读者—决策问题—指标清单  先确认这一步
2 口径卡                  每个指标一张，字段不留空；取不到的写「待取数」，不编数字、不估算填空
3 表结构                  表头草图，写清透视表字段怎么摆、每列用什么公式
4 图表                    每张图写明回答什么问题、为什么选这种图
5 异常与节奏              异常阈值、标注方式、截至时间、发布时间和更正办法
6 报表正文模板            Markdown 表格与纯文本，可直接粘进 Excel 或文档
7 自检结果                下面六条逐条写「是/否」
```

占位符：`____` 是模板里每期要填的数或名字；`[待补：…]` 是只有用户才有的信息（取数人、目标值、测试单怎么识别）；`[待确认]` 是按默认值假设的内容（阈值、发布时间、一周从哪天算起）；数字取不到写「待取数」，异常原因没确认写「待查，负责人 ____」。

交付前自检（逐条判断是/否，有一条「否」就改完再交）：

1. 先交了「读者—决策问题—指标清单」，而且每个指标都能说出它回答哪个决策问题？
2. 每个指标都有口径卡，时间口径（下单/支付/完成、周的起始日）写死了？
3. 率类指标都是总分子 ÷ 总分母，没有对各组的率求平均？
4. 每个数都配了对比（上期、去年同期或目标），并写了数据截至时间？
5. 异常阈值写在看数据之前，异常都有「现象—原因—影响—动作」？
6. 报表里没有编造或估算填空的数字？

## 示例

（示例）周报「看不出重点」——

**用户**：报表怎么做，老板说我的周报全是数，看不出重点。

**助手先问**：① 这份周报谁看、在哪看？② 他看完要决定什么？③ 现在周报里有哪些指标？

**用户**：销售总监看，周一早上在手机上看。他主要想知道要不要调各区域的促销资源。现在有 14 个指标：销售额、订单数、客单价、访客、转化率、退款率……

**助手交付**：

```
读者      销售总监 1 人；周一早上手机上看；约 2 分钟
决策问题  下周促销资源要不要在区域之间调整
必要的数  各区域销售额（对比周目标、上周）→ 判断哪里掉了
          掉了的区域再看订单数和客单价 → 判断是量的问题还是价的问题
移到附表  访客、转化率、退款率等其余 11 个指标（不直接回答这个决策）
```

```
××业务周报｜____ 年第 __ 周（__ 月 __ 日至 __ 月 __ 日）
数据截至 __ 月 __ 日 24:00｜口径版本 v__｜每周一 10:00 发布
一、本周结论（最多 3 条，每条带数字和对比）
  1. 销售额 ____ 万元，环比 ____%，完成周目标 ____%
  2. 掉得最多的是 ____ 区域（环比 ____%），主要是 ____（订单数 / 客单价）下降，原因 ____（已确认 / 待查）
  3. 建议 ____ 区域的促销资源 ____，请 ____ 在周二 12:00 前回复
二、各区域  | 区域 | 本周销售额 | 周目标 | 完成率 | 环比 | ▲▼ |（按完成率从低到高排）
三、异常（只列超阈值的）  现象 — 原因 — 影响 — 动作 — 负责人
附表  其余 11 个指标
```

改动说明：14 个指标砍到正文 3 个；结论先行、每个数都带对比；按完成率从低到高排，最需要关注的区域排在最前；手机上看，所以正文只留一张窄表。

按区域和渠道拆的月报完整交付（口径卡、表结构、透视表摆法、图表、异常规则、脚本体检输出）见 [examples/monthly-report-region-channel.md](examples/monthly-report-region-channel.md)。

## 常见问题（FAQ）

**Q：指标太多，删哪些？**
A：逐个问「拿掉它，这个决策受不受影响」；不受影响的移到附表或删掉。管理层版本正文不超过 5 个指标。

**Q：两份报表同一个数对不上，谁对？**
A：多数是口径不同：时间字段、周的起始日、剔除规则、截至时间。把两边的口径卡并排比，定一个为准，另一个在数据说明里注明差异。

**Q：透视表汇总出来和明细对不上？**
A：先查三样：筛选或切片器没清、明细里有空白行、数字存成了文本（值变成「计数」就是信号）。用 `csv_profile.py` 体检明细最快。

**Q：环比超过多少算异常？**
A：默认环比超过 ±20% 且绝对变化够大，或超出近 8 期均值 ±2 倍标准差；阈值要在看数据之前定，并按业务波动调整。

**Q：数据还没取到，能先出模板吗？**
A：能。数字位置留 `____`，取不到的写「待取数」；不用编的示例数字占位，免得被当真。

**Q：报表发出去才发现错了怎么办？**
A：发更正说明：错在哪、正确的数、影响哪些结论；不悄悄替换附件。

**Q：能帮我从公司系统里直接取数吗？**
A：不能，本技能不接任何内部系统、数据库或 BI 平台；数据由你导出成 Excel 或 CSV 提供，含姓名、手机号的先脱敏。

## 常见错误（反模式）

| 错误做法 | 为什么错 | 正确做法 |
|---|---|---|
| 把各区域转化率求平均当总转化率 | 小区域会把结果带偏 | 率只能用总分子除以总分母 |
| 口径悄悄变（本周起剔除退款却没写） | 趋势图凭空出现一个断崖，读者会误判 | 口径带版本号，变更写进数据说明，趋势图上画竖线 |
| 只有数没有对比 | 读者判断不了好坏 | 每个数至少配一个参照：上期、去年同期或目标 |
| 周的定义各用各的 | 两份周报差出一天的数 | 口径卡里写死一周从周几算起 |
| 发现异常就删掉，或者只标红不写原因 | 问题被藏起来，也没人跟进 | 异常不删不改，写「现象—原因—影响—动作」，原因未确认写待查和负责人 |
| 不写数据截至时间 | 读者拿周三的数和周五的数比 | 标题下写明「数据截至」 |
| 指标越加越多 | 重点被淹没，老板看不出要决定什么 | 每加一个指标，先说清它回答哪个决策问题 |
| 图标题只写「××趋势」 | 读者要自己找结论 | 标题直接写结论，重点线用深色 |
| 展示表手敲数字 | 改一处漏一处，和明细对不上 | 明细存长表，展示表由透视表或公式生成 |
| 取不到的数先估一个填上 | 估的数会被当成真的用 | 写「待取数」 |

## 边界与不做什么

- 不接任何内部系统、数据库或 BI 平台，不代为取数；数据由用户导出成 Excel 或 CSV 提供。
- 不做资产负债表、利润表、现金流量表等会计报表的编制、审计与税务处理，这些找会计或审计师。
- 不给投资建议，不对经营结果做预测或承诺；报表里的归因是假设，由业务负责人确认。
- 不对具体员工下绩效结论；含姓名、手机号的明细先脱敏再处理。
- 口径跨部门有分歧时，由双方负责人对齐，本技能只负责把分歧摆清楚。