Thai Official Docs

---
name: thai-official-docs
description: รูปแบบหนังสือราชการไทยตามระเบียบงานสารบรรณ ทั้ง 6 ชนิด และช่องที่แต่ละชนิดต้องมีครบ ใช้เมื่อต้องเขียนถึงหน่วยงานราชการ ทำบันทึกข้อความ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม ประกาศ หรือคำสั่ง
---

# หนังสือราชการ

The shape of these documents is not a house style anybody chose. It is set by
**ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526** and its amendments, and a
letter that is missing a required field is not merely informal — it is not the
document it claims to be. A government office that receives one may register it,
may return it, or may act on it slowly, and the sender rarely finds out which.

**When this applies.** Any letter going to a หน่วยงานราชการ, and anything a
government body issues. Thai companies also borrow two of these shapes for
internal use — บันทึกข้อความ for anything internal and the หนังสือภายนอก layout
for formal letters out — and borrowing the shape without the ตราครุฑ is normal
and correct. What is not correct is inventing a hybrid: if the user is writing
to a ministry, the form is the form.

## หนังสือมี 6 ชนิด

| ชนิด | คือหนังสือแบบไหน | กระดาษ |
|---|---|---|
| 1. หนังสือภายนอก | ติดต่อราชการเป็นแบบพิธี ระหว่างส่วนราชการ หรือถึงหน่วยงานอื่นและบุคคลภายนอก | ตราครุฑ |
| 2. หนังสือภายใน | ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน พิธีน้อยกว่าแบบแรก | บันทึกข้อความ |
| 3. หนังสือประทับตรา | ใช้ตราแทนการลงชื่อหัวหน้าส่วนราชการ เฉพาะเรื่องไม่สำคัญ | ตราครุฑ |
| 4. หนังสือสั่งการ | คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ | |
| 5. หนังสือประชาสัมพันธ์ | ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว | |
| 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น | หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น | |

## 1. หนังสือภายนอก — 14 ช่อง

เรียงตามที่ระเบียบกำหนด (ข้อ 11) ช่องที่มี (ถ้ามี) คือช่องที่ตัดได้เมื่อไม่มีจริง
นอกนั้นขาดไม่ได้:

1. **ที่** รหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง
2. **ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ** ชื่อส่วนราชการ และโดยปกติลงที่ตั้งไว้ด้วย
3. **วัน เดือน ปี** เลขวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และปีพุทธศักราช
4. **เรื่อง** ใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ถ้าเป็นหนังสือต่อเนื่องให้ใช้เรื่องเดิม
5. **คำขึ้นต้น** ตามฐานะของผู้รับ แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือมีถึง
6. **อ้างถึง** (ถ้ามี) หนังสือที่เคยติดต่อกัน ฉบับสุดท้ายเพียงฉบับเดียว
7. **สิ่งที่ส่งมาด้วย** (ถ้ามี) ถ้าส่งไม่ได้ในซองเดียวกันให้บอกว่าส่งไปทางใด
8. **ข้อความ** สาระสำคัญ ถ้ามีหลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ
9. **คำลงท้าย** ตามฐานะของผู้รับ
10. **ลงชื่อ** ลายมือชื่อ และพิมพ์ชื่อเต็มไว้ใต้ลายมือชื่อ
11. **ตำแหน่ง** ของเจ้าของหนังสือ
12. **ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง** ระดับกรมและกอง ถ้าผู้ออกอยู่ระดับกระทรวงหรือทบวง
13. **โทร.** ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง พร้อมหมายเลขภายใน (ถ้ามี)
14. **สำเนาส่ง** (ถ้ามี) ชื่อผู้ที่ส่งสำเนาไปให้ ถ้ามากให้แนบรายชื่อ

**คำขึ้นต้นกับคำลงท้ายเป็นคู่ และคู่ไหนขึ้นกับฐานะของผู้รับ** ตารางอยู่ในภาคผนวก 2
ของระเบียบ คู่ที่ใช้กับส่วนราชการทั่วไปคือ **เรียน** กับ **ขอแสดงความนับถือ** ส่วนผู้รับที่
ต้องใช้ **กราบเรียน** มีรายชื่อกำหนดไว้เฉพาะ ถ้าผู้ใช้ไม่ได้บอกว่าส่งถึงใครในตำแหน่งใด
ให้ถาม อย่าเดา เพราะคู่ที่ผิดคือสิ่งแรกที่คนอ่านหนังสือราชการเห็น

## 2. หนังสือภายใน — 7 ช่อง

ข้อ 12 ใช้กระดาษบันทึกข้อความ:

**ส่วนราชการ** · **ที่** · **วันที่** · **เรื่อง** · **คำขึ้นต้น** · **ข้อความ** · **ลงชื่อและตำแหน่ง**

ต่างจากหนังสือภายนอกตรงที่ไม่มีคำลงท้าย ไม่มีช่องอ้างถึงและสิ่งที่ส่งมาด้วยแยกออกมา
ถ้าจะอ้างถึงหนังสือเดิมหรือมีเอกสารแนบ **ให้ระบุไว้ในข้อความ** ไม่ใช่ทำเป็นช่องใหม่

## 3. หนังสือประทับตรา — 8 ช่อง

ข้อ 14 ใช้กระดาษตราครุฑ: **ที่** · **ถึง** · **ข้อความ** · **ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก** ·
**ตราชื่อส่วนราชการ** (ประทับด้วยหมึกแดง และผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา) ·
**วัน เดือน ปี** · **ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง** · **โทร. หรือที่ตั้ง**

ใช้ได้เฉพาะเรื่องที่ไม่สำคัญ ซึ่งระเบียบระบุไว้ 6 กรณี: ขอรายละเอียดเพิ่มเติม ส่งสำเนา
หนังสือหรือสิ่งของ ตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน แจ้งผลงานที่ทำไปแล้ว
เตือนเรื่องที่ค้าง และเรื่องที่หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปสั่งไว้ให้ใช้แบบนี้ ถ้าเรื่องที่
ผู้ใช้จะเขียนไม่เข้าหกข้อนี้ แปลว่าใช้ผิดชนิด และควรบอกเขา

## 6. หนังสือรับรอง — 7 ช่อง

ข้อ 24 ใช้กระดาษตราครุฑ: **เลขที่** · **ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ** · **ข้อความ** ·
**ให้ไว้ ณ วันที่** · **ลงชื่อ** · **ตำแหน่ง** · **รูปถ่ายและลายมือชื่อผู้ได้รับการรับรอง**

ข้อความต้องขึ้นต้นว่า **"หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า"** แล้วตามด้วยชื่อเต็มพร้อม
คำนำหน้านาม ตำแหน่งหน้าที่ และสังกัด แล้วจึงเป็นข้อความที่รับรอง เลขที่เริ่มที่ 1 ใหม่
ทุกปีปฏิทิน ทับปีพุทธศักราช ถ้าเป็นการรับรองเรื่องสำคัญที่ออกให้บุคคล ต้องติดรูปถ่าย
ขนาด 4 × 6 เซนติเมตร หน้าตรงไม่สวมหมวก ประทับตราคาบขอบล่างขวาของรูป

## 6. รายงานการประชุม — 11 ช่อง

ข้อ 25 และช่องที่คนลืมบ่อยที่สุดคือช่องที่ 6 กับ 7:

**รายงานการประชุม** (ชื่อคณะหรือชื่อการประชุม) · **ครั้งที่** · **เมื่อ** · **ณ** ·
**ผู้มาประชุม** · **ผู้ไม่มาประชุม** (พร้อมเหตุผลถ้ามี) · **ผู้เข้าร่วมประชุม** ·
**เริ่มประชุมเวลา** · **ข้อความ** · **เลิกประชุมเวลา** · **ผู้จดรายงานการประชุม**

ผู้มาประชุมคือผู้ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ถ้ามีคนมาแทนให้ลงชื่อผู้มาแทนและลงว่า
มาแทนผู้ใด ส่วนผู้เข้าร่วมประชุมคือคนที่ไม่ได้รับแต่งตั้งแต่เข้าร่วม สองกลุ่มนี้แยกกัน
และการรวมเป็นรายชื่อเดียวคือความผิดพลาดที่ทำให้องค์ประชุมนับไม่ได้

ข้อความให้เริ่มจากประธานกล่าวเปิดประชุม แล้วเรียงเรื่องตามลำดับ **พร้อมมติหรือ
ข้อสรุปของแต่ละเรื่อง** รายงานที่บันทึกแต่ว่าใครพูดอะไรแล้วไม่มีมติ คือรายงานที่อ่าน
ย้อนหลังแล้วไม่รู้ว่าที่ประชุมตกลงอะไร

## 6. บันทึก — 3 ช่อง

ข้อ 26 ใช้กระดาษบันทึกข้อความ: **ชื่อหรือตำแหน่งที่บันทึกถึง** · **สาระสำคัญของเรื่อง**
(ถ้ามีเอกสารประกอบให้ระบุ) · **ชื่อและตำแหน่งผู้บันทึก**

การบันทึกต่อเนื่องให้ลงวัน เดือน ปี กำกับใต้ลายมือชื่อ ถ้าไม่มีความเห็นเพิ่มเติมให้ลงชื่อ
และวันที่เท่านั้น ฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564 เพิ่มไว้ว่า บันทึกที่ทำในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
หรืออีเมลที่มีการยืนยันตัวตน **จะพิมพ์ชื่อผู้บันทึกแทนการลงลายมือชื่อก็ได้** และไม่ต้องลง
วันที่ถ้าระบบบันทึกไว้แล้ว

## เขียนออกมาเป็นไฟล์ยังไง

ส่วนหัวของหนังสือราชการเป็นเลย์เอาต์ ไม่ใช่ตาราง — ใช้ `lineitems` ไม่ได้ และตาราง
ที่มีเส้นขอบจะกลายเป็นกล่องที่ไม่มีใครตั้งใจให้มี ใช้ตารางแบบ `plain` วางคู่ label กับ
ค่า แล้วให้ข้อความเป็นย่อหน้าปกติ

วันที่ในหนังสือราชการเป็นพุทธศักราช และเดือนเขียนเป็นชื่อเต็ม "3 สิงหาคม 2569"
ไม่ใช่ "3 ส.ค. 69" และไม่ใช่ ค.ศ.

**ช่องที่ผู้ใช้ยังไม่ได้ให้ ให้เว้นไว้แล้วบอกว่าเว้นอะไร** เลขที่หนังสือ เลขทะเบียนส่ง และ
ตำแหน่งผู้ลงนามเป็นของที่ระบบสารบรรณของเขาเป็นคนออก ไม่ใช่ของที่เดาให้ดูครบได้
หนังสือที่มีเลขที่ปลอมอยู่ในช่องคือหนังสือที่ออกไปแล้วแก้ไม่ได้