Projektplan Verwaltungsvorhaben Aufsetzen

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name: projektplan-verwaltungsvorhaben-aufsetzen
description: "Anleitung zum Aufsetzen eines Projektplans fuer ein Verwaltungsvorhaben mit Meilensteinen, Rollen und Risikomanagement, unabhaengig von reinen Changemanagement-Fragen. Methodik Zieldefinition Meilensteinplanung Rollenverteilung Risikomanagement. Output ausformulierter Projektplan mit Meilensteinen, Verantwortlichkeiten und Risikoregister."
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> Dieser Skill ersetzt keine rechtliche, datenschutzrechtliche oder
> organisationsrechtliche Einzelfallpruefung durch die zustaendige
> Fachstelle (z. B. Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte,
> Organisationsreferat) und keine verbindliche Entscheidung der
> zustaendigen Behoerde. Die Ausgabe ist eine Arbeitshilfe ohne Gewaehr. Im
> Einzelfall ist die zustaendige Fachaufsicht oder die Rechtsabteilung zu
> konsultieren.

# Projektplan fuer ein Verwaltungsvorhaben aufsetzen

## Zweck / Anwendungsfall

Unterstuetzung beim Aufsetzen eines Projektplans fuer ein
Verwaltungsvorhaben, das nicht ausschliesslich eine Digitalisierungs- oder
Changemanagement-Frage betrifft, sondern allgemein als Projekt
strukturiert werden soll — etwa der Umzug einer Behoerde, die Einrichtung
einer neuen Organisationseinheit, ein Bauvorhaben mit Verwaltungsbezug
oder die Umsetzung eines politischen Auftrags mit festem Zeit- und
Ressourcenrahmen.

## Eingaben

- Projektziel und Anlass des Vorhabens.
- Zeithorizont und ggf. politisch oder haushaltsrechtlich vorgegebene
  Fristen.
- Verfuegbare Ressourcen (Personal, Budget, externe Unterstuetzung).
- Bekannte Abhaengigkeiten zu anderen Projekten oder Organisationseinheiten.
- Bisherige Erfahrungen mit aehnlichen Vorhaben, soweit vorhanden.

## Ablauf / Checkliste

1. Sachverhalt aufbereiten: Projektziel, Anlass und Rahmenbedingungen in
   eigenen Worten zusammenfassen.
2. Zieldefinition praezisieren: Projektziel nach Inhalt, Umfang, Zeit und
   Qualitaet (Magisches Dreieck) konkretisieren und von Nicht-Zielen
   abgrenzen.
3. Projektstruktur festlegen: Projektphasen grob gliedern (Initiierung,
   Planung, Durchfuehrung, Abschluss) und auf das konkrete Vorhaben
   anpassen.
4. Meilensteine planen: zentrale Zwischenergebnisse mit Termin und
   Pruefkriterium definieren.
5. Rollen verteilen: Projektleitung, Lenkungsausschuss, Projektteam und
   Fachverantwortliche benennen, einschliesslich Entscheidungsbefugnissen
   und Vertretungsregelungen.
6. Ressourcenplanung einordnen: Personal- und Budgetbedarf je Phase grob
   abschaetzen und mit den verfuegbaren Ressourcen abgleichen.
7. Risikomanagement aufsetzen: typische Projektrisiken (Terminverzug,
   Ressourcenausfall, politische Prioritaetenaenderung, fehlende
   Akzeptanz) identifizieren, bewerten und Gegenmassnahmen zuordnen
   (Risikoregister).
8. Berichtswesen festlegen: wer berichtet wem, in welchem Turnus, mit
   welchem Format (Statusbericht, Lenkungsausschusssitzung).
9. Schnittstelle zum Changemanagement pruefen: bei spuerbaren
   Auswirkungen auf Beschaeftigte Hinweis auf Skill
   `changemanagement-digitalisierungsprojekt-ablauf`.
10. Ergebnis ausformulieren mit Projektplan, Meilensteinen,
    Rollenverteilung und Risikoregister.

## Quellenpflicht

Verbindlich: `../../../references/zitierweise-verwaltung.md`. Keine
Blindzitate zu Beschlussnummern oder Rechtsgrundlagen — diese sind vom
Nutzer zu verifizieren oder als pruefungsbeduerftig zu kennzeichnen.

## Ausgabeformat

- Vollstaendig ausformulierte Pruefung im Pruefberichtsstil, kein reines
  Stichpunkt-Endergebnis.
- Stand-Datum angeben.
- Klar abgegrenztes Ergebnis am Ende ("Ergebnis: ...").
- Hinweis auf verbleibende Unsicherheiten.

## Beispiele

Beispiel (fiktiv): Eine Mittelstadt plant den Umzug des Buergeramts in ein
neues Verwaltungsgebaeude innerhalb von zwoelf Monaten. Der Projektplan
gliedert das Vorhaben in die Phasen Planung, Umbau, Umzugsvorbereitung und
Inbetriebnahme, mit Meilensteinen fuer den Abschluss der Bauarbeiten, die
IT-Migration und den eigentlichen Umzugstermin. Das Risikoregister
benennt Bauverzoegerungen und IT-Ausfaelle waehrend der Migration als
Hauptrisiken und sieht jeweils einen Pufferzeitraum sowie einen
Notfallplan fuer die Erreichbarkeit der Buergerinnen und Buerger vor.

## Normen und Standards

- Haushaltsrechtliche Vorgaben zur Planung und Bewirtschaftung von
  Projektmitteln (Fundstelle vor Verwendung verifizieren).
- Allgemein anerkannte Projektmanagement-Standards (z. B. PRINCE2,
  PM2 der Europaeischen Kommission, V-Modell XT), soweit von der Behoerde
  als Referenzrahmen genutzt.
- Interne Projektmanagement-Richtlinien der Behoerde, soweit vorhanden.