Workflow Mandantenkommunikation

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name: workflow-mandantenkommunikation
description: "Für Workflow Mandantenkommunikation: ordnet Norm, Beweislast und Gegenargument; Ergebnis: Mandantennachricht oder Entscheidungsvorlage. Fachgebiet: Fachanwalt Gewerblicher Rechtsschutz."
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# Mandantenkommunikation im gewerblichen Rechtsschutz: Mandantenbriefe, Entscheidungsvorlagen, Statusberichte, Kostenaufklärung, Beratungsprotokoll, Tonalität und BRAO-Informationspflichten


## Arbeitsweg

- Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
- Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
- Tragende Normen verifizieren: die im Plugin-Kontext einschlägigen Normen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, eur-lex.europa.eu und die amtlichen Bundes-/Landesportale live prüfen — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
- Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
- Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

**Fokus:** Mandantenkommunikation im gewerblichen Rechtsschutz: Mandantenbriefe, Entscheidungsvorlagen, Statusberichte, Kostenaufklärung, Beratungsprotokoll, Tonalität und BRAO-Informationspflichten. Mustertexte für alle Phasen des Mandats.

### Mandantenkommunikation

## BRAO-Informationspflichten

| Pflicht | Norm | Inhalt |
|---|---|---|
| Aufklärung über Kosten | § 49b BRAO; § 10 RVG | Vor der Mandatsübernahme; Vergütungshinweis |
| Interessenkonflikte | § 43a BRAO | Keine Vertretung widerstreitender Interessen |
| Sachgerechte Information | § 11 BORA | Aktuelle, zutreffende Informationen zum Stand |
| Fristmitteilung | Allgemeine Sorgfaltspflicht | Fristen proaktiv mitteilen |
| Keine irreführende Darstellung | BRAO allg. | Erfolgschancen nicht übertreiben |

## Kommunikationsphasen

### Phase 1: Erstberatung

**Inhalt:**
- Kurzer Sachverhaltsüberblick (was der Mandant schildert).
- Einschätzung (Risikoampel: Grün / Gelb / Rot).
- Handlungsoptionen mit Vor-/Nachteilen.
- Kostenaufklärung (Streitwert-Schätzung, Gebühren, Gerichtskosten, Risiko).
- Klare Frage: Mandat erteilt? Welche Option?

**Tonalität:** Ruhig, klar, keine Panik; realistische Einschätzung.

### Phase 2: Laufende Bearbeitung

**Statusbericht (Muster):**

```
Statusbericht Mandat [Aktenzeichen]
Stand: [Datum]

I. Sachstand
[1–2 Sätze: Wo stehen wir]

II. Letzte Aktivitäten
- [Datum]: [Maßnahme] → Ergebnis: [...]
- [Datum]: [Maßnahme] → Ergebnis: [...]

III. Nächste Schritte
- [Maßnahme] bis [Datum]: Verantwortlich: [Name]

IV. Offene Punkte (Ihre Mithilfe benötigt)
- [Bitte um Unterlagen / Entscheidung / Freigabe]

V. Kosten aktuell
Bislang entstanden: EUR [Betrag]
Voraussichtlich gesamt: EUR [Schätzung]
```

### Phase 3: Entscheidungsvorlagen

Bei jeder wichtigen Weichenstellung:

```
Entscheidungsvorlage – [Thema]
Mandat: [Aktenzeichen] – Datum: [Datum]

Sachverhalt: [2 Sätze]

Option A: [Beschreibung]
 Vorteil: ...
 Nachteil / Risiko: ...
 Kosten: ca. EUR [Betrag]

Option B: [Beschreibung]
 Vorteil: ...
 Nachteil / Risiko: ...
 Kosten: ca. EUR [Betrag]

Unsere Empfehlung: Option [A/B], weil [Begründung in 2 Sätzen].

Bitte geben Sie uns bis [Datum, Uhrzeit] Ihre Entscheidung bekannt.
```

### Phase 4: Mandatsabschluss

**Abschlussbrief (Muster):**

```
Abschlussbrief Mandat [Aktenzeichen]

Sehr geehrte/r [Mandant],

das Mandat ist abgeschlossen. Zusammenfassung:

Ergebnis: [Kurze Beschreibung: Unterlassung / Vergleich / Urteil / Einigung]
Kosten gesamt: EUR [Betrag] (davon Ihr Anteil: EUR [Betrag])
Zahlungseingang: [Datum]

Hinweise für die Zukunft:
- [z.B. Benutzungsnachweis der Marke weiterführen]
- [z.B. Portfoliopflege – nächste Verlängerung am ...]

Wir danken für das Vertrauen und stehen für künftige Mandate gerne zur Verfügung.

[Kanzlei]
```

## Tonalitäts-Leitfaden

| Situation | Tonalität |
|---|---|
| Erste Kontaktaufnahme | Professionell, offen, keine Panik |
| Eilsituation (Frist läuft) | Klar, direkt, handlungsorientiert |
| Schlechte Nachricht (Klage abgewiesen) | Ehrlich, ruhig, Alternativen aufzeigen |
| Gute Nachricht (EV erwirkt) | Positiv, aber nüchtern; nächste Schritte sofort |
| Kostenüberschreitung | Frühzeitig informieren; Gründe erläutern |

## Checkliste Mandantenkommunikation

| Schritt | Erledigt? |
|---|---|
| Kostenaufklärung vor Mandatsübernahme | ☐ |
| Interessenkonflikt-Check | ☐ |
| Erstbewertung (Risikoampel) kommuniziert | ☐ |
| Fristen proaktiv mitgeteilt | ☐ |
| Entscheidungsvorlagen bei Weichenstellungen | ☐ |
| Statusberichte in regelmäßigen Abständen | ☐ |
| Abschlussbrief versandt | ☐ |
| Originalunterlagen zurückgegeben / archiviert | ☐ |

## Einstieg
1. In welcher Phase des Mandats befindet sich die Kommunikation?
2. Welche Botschaft soll übermittelt werden (Sachstand / Entscheidungsvorlage / Kosten)?
3. Welche Tonalität ist angemessen (neutral / dringend / positiv / kritisch)?
4. Liegt Material vor, das in den Brief eingearbeitet werden soll?
5. Output: Mandantenbrief, Statusbericht, Entscheidungsvorlage, Abschlussbrief?

## Anschluss-Skills
- `spezial-einstweilige-mandantenkommunikation-entscheidungsvorlage` – EV-Entscheidungsvorlage.
- `spezial-schadensersatz-abschlussprodukt-und-uebergabe` – Abschluss-Memo.
- `spezial-bezuege-zahlen-schwellen-und-berechnung` – Kostenabschätzung.

## Was dieser Arbeitsgang nicht macht
- Keine inhaltliche Rechtsprüfung (das machen die Fachmodule).
- Kein Ersatz für vollständige Mandantenberatung und individuelle Aufklärung.