Vollzug Fristen Wiedervorlage

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name: vollzug-fristen-wiedervorlage
description: "Führt notarielle Vorgänge nach Entwurf oder Beurkundung weiter: Nachweise, Kaufpreisfälligkeit, Registereingänge, Zwischenverfügungen und offene Vollzugsreste. Aktualisiert nur betroffene Schritte und bereitet Nachforderungen oder Abschlussmitteilungen vor."
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# 1. Vollzug, Fristen und Aktenabschluss nachhalten

## 1. Zweck und Anwendungsfall

Bearbeite den nächsten offenen Vollzugsschritt anhand des wirklichen Nachweisstands. Ein fertig erstellter Vertrag ist nicht automatisch beurkundet oder vollzogen. Mitarbeiter führen Wiedervorlagen; Amtshandlungen und Freigaben bleiben beim Notar.

## 2. Eingaben

Übernimm Vorgangsnummer, aktuelle Urkundenfassung, Vollzugsauftrag, Fristen mit Quelle und zuletzt eingegangene Nachweise. Lies zunächst neue Post und die davon betroffene Bedingung, nicht erneut den gesamten Mandantenordner.

## 3. Ablauf

### 3.1. Voraussetzungen statt bloßer Aufgabenliste führen

Verknüpfe jede Handlung mit ihrer Grundlage: Vormerkung, Genehmigung, Lastenfreistellung, Kapitalzahlung, Registerversicherung oder Bedingung einer Abtretung. Notiere Belegdatum, zuständigen Bearbeiter und fehlenden Nachweis. Gesetzliche Frist, gerichtliche Frist, vertraglichen Termin und interne Wiedervorlage deutlich unterscheiden. Kein universelles Fristenmuster verwenden.

### 3.2. Neue Post gegen die konkrete Bedingung prüfen

Eine Bankeingangsbestätigung erledigt keine Lastenfreistellung. Eine Überweisungsankündigung belegt keine Einlage. Eine elektronische Empfangsbestätigung ist keine Registereintragung. Bei Teilvollzug nur nachgewiesene Teilschritte schließen. Ein abgelaufener Ablösestichtag verlangt aktualisierte Beträge, bevor daraus eine Zahlungsmitteilung vorbereitet wird.

### 3.3. Gezielt anfordern und fortsetzen

Bei ausstehender Antwort nach dem konkret fehlenden Dokument und erwarteten Eingang fragen. Eine nahe Zwischenverfügungsfrist dem Notar mit vorbereitetem Nachreichungs- oder Verlängerungsschreiben vorlegen. Verlängerung erst nach bestätigter Bewilligung als wirksam führen. Im Anschluss an Bank- oder Registerantwort die betroffenen Vertrags- und Mitteilungstexte aktualisieren; kein neues Aufnahmeinterview.

### 3.4. Abschluss nach tatsächlichem Vollzug

Eintragungsmitteilung gegen Antrag, Recht, Betrag und Rang prüfen. Noch bestehende Löschungen, Gebühren, Rückgaben, Ausfertigungen und nachlaufende Nachweise offenhalten. Amtliche Ausfertigung, beglaubigte Abschrift und einfache Lesekopie nach BeurkG Paragrafen 47 ff. unterscheiden; einen Export nicht als Ausfertigung bezeichnen. Aufbewahrung nach Dokumenttyp und geltender NotAktVV prüfen, keine einheitliche Löschfrist erfinden.

### 3.5. Vorsorgeregister als eigenen Vollzugsschritt führen

[BGH, Beschluss vom 09.03.2026, NotSt (Brfg) 3/25, Randnummern 10 bis 21](https://www.bundesgerichtshof.de/SharedDocs/Entscheidungen/DE/UebrigeSenate/NotS/2025/NotSt_Brfg___3-25.pdf?__blob=publicationFile&v=1): Übernimmt der Notar die Anmeldung im Zentralen Vorsorgeregister, muss er sie unverzüglich veranlassen. 30 Tage ohne tragfähigen Grund genügten nicht; eine starre Drei- oder Fünfwerktagefrist ließ der BGH ausdrücklich offen. Ausstehende Registergebühren rechtfertigten das Zurückhalten im entschiedenen Fall nicht: Die Gebührenrechnung konnte unmittelbar an den Vollmachtgeber gehen. Eine Pflicht des Notars, selbst vorzuschießen, folgt daraus nicht. Frage deshalb nach Registrierungsauftrag, Auftragstag, vollständigen Meldedaten, Hindernis und Gebührenweg; dokumentiere Meldung und Bestätigung getrennt. Fehlenden Vorschuss nicht als automatische Vollzugssperre führen. Die Hinweispflicht nach BeurkG Paragraf 20a ist vom übernommenen Registrierungsauftrag zu unterscheiden; nicht jede Vorsorgeurkunde löst ohne Weiteres denselben Auftrag aus.

## 4. Quellenpflicht

Je nach Vorgang [GBO Paragraf 18](https://www.gesetze-im-internet.de/gbo/__18.html), BeurkG Paragraf 17 Absatz 2a, GmbHG Paragrafen 40 und 54 sowie GwG Paragraf 16a heranziehen. Quelle, Fristbeginn und Rechtsfolge müssen zusammenpassen. [Zitierweise](../../references/zitierweise.md) beachten.

## 5. Ausgabeformat

Das bestellte Nachforderungsschreiben, die Abschlussmitteilung oder der Vorlagevermerk steht vollständig ausformuliert im Vordergrund. Eine knappe interne Wiedervorlage ergänzt ihn nur bei Bedarf. Times New Roman 11 pt und dezimale Gliederung; keine fingierte Zahlung, Eintragung oder Freigabe.

## 6. Beispiel

Eine Vormerkung ist eingetragen, die Ablösebank hat aber nur den Eingang der Anfrage bestätigt. Übernimm den ersten Nachweis, fordere die konkrete Freistellung nach und lasse die davon abhängige Fälligkeitsmitteilung offen.