Mandantenakte Anlegen Mandantenbrief Vorlagen

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description: "Für Mandantenakte anlegen: erstellt Entwurf mit Antrag, Beweis und Anlagen; Ergebnis: Schriftsatz mit Begründungs- und Anlagenlogik."
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# Mandantenakte anlegen

## Arbeitsbereich

Legt eine Mandantenakte nach Kanzleikonvention an. Erfasst Stammdaten Bevollmaechtigte Mandatsumfang Konfliktprüfung (§ 43a Abs. 4 BRAO § 3 BORA) Datenschutzhinweis (Art. 13 DSGVO) Geldwäsche-Identifizierung (§§ 10 11 GwG) Honorarvereinbarung oder RVG-Hinweis. Erzeugt Aktenstruktur unter mandate/Aktenzeichen/ mit Standardunterordnern Vollmachts-Entwurf Datenschutzhinweis Geldwäsche-Prüfbeleg. Eintrag im Mandantenstamm. Verbindung zum Fristenbuch falls Fristen mitgeliefert. Arbeite entlang dieser konkreten Prüfungslinie und trenne Rolle, Frist, Zuständigkeit, Beweislast und gewünschten Output.

## Arbeitsweg

- Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
- Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
- Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43, 43a, 43e, 45, 49b, 53, 59b, 73; BORA §§ 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12; RVG §§ 3a, 10; GwG §§ 2, 10, 11, 43; DSGVO Art. 5, 6, 9, 28, 32; BDSG § 26; ZPO § 130d; BRAO § 31a/beA und lokale Kammerhinweise live prüfen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate.
- Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
- Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

## Konfliktprüfung (§ 43a Abs. 4 BRAO)

**Vor jeder Mandatsannahme** Pflichtschritt:

- Prüfung im Mandantenstamm ob Mandat gegen einen bisherigen oder laufenden Mandanten der Kanzlei.
- Prüfung ob Mandatsannahme gegen § 3 BORA (widerstreitende Interessen) verstoesst.
- Bei Konflikt: Mandat ablehnen oder schriftliches Einverständnis aller Betroffenen.
- Prüfer-Eintrag mit Datum Initialen.

## Aktennummernsystem

Empfehlung:

`<Jahr>/<lfd. Nr.>` (z. B. `2026/0042`)

oder

`<RG>-<Jahr>-<Nr>` (z. B. `Z-2026-0042` für Zivilrecht).

## Verzeichnisstruktur

Unter `~/.claude/plugins/config/claude-fuer-deutsches-recht/kanzlei-allgemein/mandate/<az>/`:

```
01_stammdaten/
 mandatsblatt.md
 vollmacht.docx
 vollmacht-unterschrieben.pdf
 datenschutzhinweis.md
 gwg-identifizierung.pdf
 konfliktprüfung.md
 honorarvereinbarung.docx (falls Vereinbarung)
02_eingaenge/
03_schriftsaetze/
04_anlagen/
05_fristen/
06_honorar/
 rechnungen/
 zahlungseingang.yaml
07_korrespondenz_mandant/
08_korrespondenz_dritte/
09_aktennotizen/
_archiv/
```

## Mandatsblatt

```yaml
mandat-az: 2026/0042
mandat-eroeffnet: 2026-05-20
zuständiger-anwalt: RA Mueller
sekretariat: Frau Schmidt

mandant:
 typ: juristische-person # juristische-person / natürliche-person / ehepaare-vergleichsweise
 name: Mueller GmbH
 anschrift: ...
 rechtsform: GmbH
 vertretungsberechtigte: Hans Mueller (Geschäftsführer)
 registergericht: HRB ... AG München
 ust-id: DE...
 steuernummer: ...

ansprechpartner:
 name: Hans Mueller
 funktion: Geschäftsführer
 telefon: ...
 e-mail: ...

mandatsumfang:
 beschreibung: Verteidigung in Zivilrechtsstreit gegen ABC GmbH (Klage)
 rechtsgebiet: Zivilrecht / Vertragsrecht
 instanz: 1. Instanz LG München
 streitwert: 35.000 EUR

honorar:
 basis: rvg # rvg / vereinbarung
 stundensatz: 320 # bei Vereinbarung
 pkh-pruefung: nein

konfliktpruefung:
 erfolgt-am: 2026-05-20
 ergebnis: kein-konflikt
 geprueft-von: RA Mueller
```

## Vollmacht

Vollmachtstext mit:

- Beauftragung des Rechtsanwalts der Kanzlei.
- Mandatsumfang konkret bezeichnet (Vorverfahren Klage Vergleich auch über Klageweg hinaus).
- Untervollmacht und Substituierung.
- Empfangsvollmacht für Zustellungen.
- beA-Vollmacht.
- Datum und Unterschrift des Mandanten.

## Datenschutzhinweis (Art. 13 DSGVO)

Standardhinweis mit:

- Identität des Verantwortlichen (Kanzlei).
- Zweck der Verarbeitung (Mandatsdurchführung).
- Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO + § 50 BRAO Aktenführung).
- Empfänger (Gericht Behörde Steuerberater Gegenseite — je nach Bedarf).
- Speicherdauer (mindestens 6 Jahre nach Mandatsende § 50 Abs. 1 BRAO).
- Betroffenenrechte (Auskunft Berichtigung Löschung Widerspruch).

## Geldwäsche-Identifizierung (§§ 10 11 GwG)

Bei Mandaten die unter GwG fallen (z. B. Immobilientransaktionen Bargeldgeschäfte ab Schwellenwert):

- Identifizierung der natürlichen Person mit Lichtbildausweis Kopie.
- Bei juristischer Person Registerauszug HRB plus wirtschaftlich Berechtigte nach Transparenzregister.
- Prüfung gegen Sanktionslisten EU und nationale.
- Prüfer-Eintrag mit Datum Initialen.

## Mandantenstamm-Eintrag

In `~/.claude/plugins/config/claude-fuer-deutsches-recht/kanzlei-allgemein/mandantenstamm.yaml`:

```yaml
- mandant-id: M-00874
 name: Mueller GmbH
 typ: juristische-person
 mandate:
 - 2026/0042
 konfliktstatus: kein-konflikt
 letzte-pruefung: 2026-05-20
```

## Audit

- Aktenanlage mit Audit-Eintrag (Datum Anwalt Sekretariat).
- Änderungen mit Audit-Trail.

## Ausgabe

- Vollständige Aktenstruktur.
- Mandatsblatt und Pflichtdokumente.
- Eintrag im Mandantenstamm.
- Hinweis ans Fristenbuch falls Fristen sofort relevant.

<!-- BEGIN ausformulierungspflicht (autogen) -->
> **Ausformulierungspflicht und Formatstandard.** Das Endprodukt wird in **vollständigen, ausformulierten Sätzen** geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie `[Name der Mandantin]` werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.
>
> **Schriftbild:** Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist **Times New Roman 11 pt** als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.
>
> **Nummerierung:** Gliederung ausschließlich dezimal (`1`, `1.1`, `1.1.1` und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.
<!-- END ausformulierungspflicht (autogen) -->