Folgekorrespondenz Vorbereiten Konfliktcheck

---
name: folgekorrespondenz-vorbereiten-konfliktcheck
description: "Für Folgekorrespondenz-Vorbereiten: ordnet Norm, Beweislast und Gegenargument; Ergebnis: Prüfprodukt mit Risiko und nächstem Schritt."
---

# Folgekorrespondenz-Vorbereiten

## Arbeitsweg

- Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
- Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: BRAO § 44 unverzügliche Annahme/Ablehnung, RVG § 34 Erstberatung max. 190 EUR (Verbraucher), DSGVO Art. 13 Information bei Erhebung.
- Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43a, 44, 49b, BORA §§ 2, 11, BGB §§ 145 ff., 280, 627, 675, GwG §§ 10, 11, RVG §§ 1, 4, 34 (Erstberatung), DSGVO Art. 6, 13 — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
- Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Anfragender (Interessent), Anwalt, Sekretariat, Compliance-Beauftragter, Mandantenbetreuer.
- Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Erstkontaktformular, Konfliktscreening, Mandatsvertrag, Vollmacht, Honorarvereinbarung, Mandantendossier, Datenschutzhinweis — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

## Spezialwissen

Erstellt auf Basis der geparsten Eingangsanfrage einen fertigen Skeleton-Eintrag für das CRM-System oder die manuelle Aktenanlage. Ziel: Die Sekretariatsmitarbeitende kann den Vorgang sofort weiterführen, ohne Informationen erneut aus der Originalmail suchen zu müssen.

## Triage zu Beginn
1. Sind alle Pflichtfelder (Name, E-Mail, Anliegen, Dringlichkeit, Datum) aus dem Parsing verfuegbar?
2. Welches CRM oder welche Aktenstruktur wird genutzt (DATEV, RA-MICRO, Advoware, manuell)?
3. Wurde der Konfliktcheck bereits durchgefuehrt oder muss er im CRM-Eintrag als ausstehend markiert werden?
4. Soll der Eintrag automatisch oder nach manueller Freigabe gespeichert werden?

## Zentrale Normen
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragsanbahnung als Rechtsgrundlage für CRM-Speicherung
- Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO — Speicherbegrenzung: CRM-Eintrag nur so lange, wie für das Ziel notwendig
- § 43 BRAO — Sorgfaltspflicht: vollstaendige und sofortige Akten-/CRM-Dokumentation
- § 51 BRAO — Haftung: mangelnde Dokumentation als Organisationspflichtverletzung

## Skeleton-Eintrag: Standardformat

```
=== NEUER VORGANG — ERSTANFRAGE ===
Eingangsdatum: [DATUM UND UHRZEIT]
Eingangskanal: E-Mail

--- KONTAKT ---
Name: [NACHNAME, VORNAME] | [Titel falls vorhanden]
E-Mail: [ABSENDER-ADRESSE]
Telefon: [TELEFONNUMMER oder "nicht genannt"]
Postanschrift: [ADRESSE oder "nicht genannt"]
Sprache: [DE / EN / FR / IT / Sonstiges]

--- ANLIEGEN ---
Rechtsgebiet: [Ersteinschätzung: z. B. Arbeitsrecht / Mietrecht / Strafrecht]
Stichwörter: [Kommagetrennte Liste — max. 5 Begriffe]
Beteiligte: [Gegner / Behörde / weitere Parteien oder "nicht genannt"]
Sachverhalt-Kurzfassung:
 [2-4 Sätze aus dem Parsing — wortwörtlich oder eng paraphrasiert]

--- DRINGLICHKEIT ---
Stufe: [HOCH / MITTEL / NIEDRIG / UNBEKANNT]
Begründung: [Frist, Termin, Eile-Signal oder "kein Hinweis"]
Massnahme: [Sofortiger Anwaltsrückruf erforderlich / Normale Bearbeitung / Abwarten]

--- STATUS ---
Spam-Check: [KLAR / VERDÄCHTIG / SPAM]
Konfliktcheck: [AUSSTEHEND — vor Terminvergabe durchführen!]
Erstantwort: [VERSENDET am DATUM / AUSSTEHEND]
Transkription: [AKTIV / NICHT AKTIV]

--- INTERNE NOTIZEN ---
[Platz für manuelle Ergänzungen der Sekretariatsmitarbeitenden]

=== ENDE SKELETON-EINTRAG ===
```

## Felder im Detail

### Eingangsdatum und -kanal

- Automatisch befüllt mit dem aktuellen Zeitstempel (ISO 8601: `YYYY-MM-DD HH:MM`)
- Eingangskanal: E-Mail, Telefon, Kontaktformular, Post — für E-Mail-basierte Anfragen stets "E-Mail"

### Kontakt-Felder

Aus dem Parsing-Skill (`anfrage-eingang-parser`) übernommen. Fehlende Felder werden mit "nicht genannt" markiert und für manuelle Ergänzung hervorgehoben.

### Rechtsgebiet-Ersteinschätzung

**Wichtig:** Dies ist eine nicht-verbindliche Ersteinschätzung des Parsing-Algorithmus. Sie dient der Vorsortierung im Sekretariat und darf NICHT als rechtliche Einschätzung an die anfragende Person weitergegeben werden.

Mögliche Rechtsgebiete (Auswahl):
- Arbeitsrecht, Mietrecht, Familienrecht, Erbrecht, Strafrecht
- Gesellschaftsrecht, Vertragsrecht, Schadensersatz
- Verwaltungsrecht, Sozialrecht, Steuerrecht
- Verkehrsrecht, Insolvenzrecht, IP-Recht
- Sonstiges / Unbekannt

### Dringlichkeitsstufen

| Stufe | Beschreibung | Sofortmaßnahme |
|---|---|---|
| HOCH | Frist erkannt, Haftungsrisiko, bevorstehende Verhandlung | Anwalt ruft sofort zurück |
| MITTEL | Zeitdruck vorhanden, aber keine akute Frist | Rückmeldung innerhalb 24h |
| NIEDRIG | Kein Zeitdruck erkennbar | Rückmeldung im normalen Ablauf |
| UNBEKANNT | Keine Aussage zu Dringlichkeit möglich | Wie MITTEL behandeln |

### Konfliktcheck-Status

Standardmäßig: `AUSSTEHEND`. Die Sekretariatsmitarbeitende trägt nach Durchführung des Konfliktchecks ein:
- `KLAR — kein Konflikt erkannt` oder
- `KONFLIKT — Mandat nicht möglich` oder
- `KONFLIKT — Rücksprache mit RA erforderlich`

### Transkriptions-Status

- `AKTIV` wenn die anfragende Person den Transkriptionsservice nutzen soll/wird
- `NICHT AKTIV` bei Standardverfahren mit schriftlicher Sachverhaltsschilderung

## Integration in gängige CRM-Systeme

Dieser Skill gibt einen Text-basierten Skeleton aus, der in alle gängigen Systeme eingefügt werden kann:

- **RA-MICRO:** Als neue Akte anlegen; Felder manuell übertragen; Aktenzeichen generieren.
- **Advoware:** Neues Mandat anlegen; Kontaktdaten übertragen; Status auf "Erstanfrage" setzen.
- **DATEV Anwalt:** Neues Verfahren anlegen; Mandantenakte erstellen.
- **Eigenentwicklung / Excel:** Tabellenzeile; CSV-Import möglich.

## Ausgabe

```
SKELETON-EINTRAG BEREIT
Für CRM-System oder manuelle Akte kopieren und einfügen.
Ausstehende Felder sind mit [BITTE ERGÄNZEN] markiert.
Konfliktcheck: AUSSTEHEND — vor Terminvergabe durchführen!
```

## Verweise auf andere Skills

- `anfrage-eingang-parser` — Datenquelle
- `dringlichkeitsmarker` — Dringlichkeitsstufe und Begründung
- `spam-und-massen-anfrage-filter` — Spam-Check-Status
- `konfliktcheck-vorab` — Hinweis auf ausstehenden Konfliktcheck

> Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.