Akte Anlegen Und Aktenzeichen Zuordnen

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description: "Für Akte, Konfliktcheck und Mandatsanlage: ordnet Akte, Belege und Lücken; Ergebnis: Prüfprodukt mit Risiko und nächstem Schritt."
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# Akte, Konfliktcheck und Mandatsanlage

## Arbeitsbereich

Anlage oder Zuordnung einer Kanzleiakte bei neuer Mandatsanfrage oder eingehendem Schriftstueck. Anwendungsfall Mandant erteilt neuen Auftrag oder Eingang ist keiner Akte zugeordnet. Normen § 43a Abs. 4 BRAO Konfliktcheck § 3 BORA Art. 13 DSGVO Datenschutzhinweis §§ 10 11 GwG Identifizierung. Prüfraster Mandatsart Beteiligte Konfliktcheck Mandatsumfang GwG-Anwendbarkeit Honorar Vollmacht. Output Mandatsblatt Konfliktcheck-Vermerk GwG-Vermerk Aktenstruktur Übergabeliste Fristen. Abgrenzung zu mandatsannahme-gwg (ausführliche GwG-Ausführung) und kanzlei-allgemein-aktenzeichen. Arbeite entlang dieser konkreten Prüfungslinie und trenne Rolle, Frist, Zuständigkeit, Beweislast und gewünschten Output.

## Arbeitsweg

- Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
- Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
- Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43, 43a, 43e, 45, 49b, 53, 59b, 73; BORA §§ 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12; RVG §§ 3a, 10; GwG §§ 2, 10, 11, 43; DSGVO Art. 5, 6, 9, 28, 32; BDSG § 26; ZPO § 130d; BRAO § 31a/beA und lokale Kammerhinweise live prüfen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate.
- Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
- Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

## Ablauf

1. **Mandatsart klären**: Beratung, Vertretung, Prozess, Verteidigung, Dauerberatung, Eilsache.
2. **Beteiligte erfassen**: Mandant, Gegner, Dritte, Versicherer, Gericht, Behörde.
3. **Konfliktcheck vorbereiten**: Namen, verbundene Unternehmen, wirtschaftlich Berechtigte, frühere Mandate.
4. **Mandatsumfang abgrenzen**: was ist beauftragt, was ausdrücklich nicht.
5. **Mandatsannahme/GwG starten**: `kanzlei-allgemein-mandatsannahme-gwg` ausführen, wenn neue Mandatsanfrage, Unternehmensmandant, Transaktionsbezug, Immobilienbezug, Gesellschaftsbezug, Fremdgeld, abweichender Zahler oder Identifizierungsbedarf vorliegt.
6. **Pflichtdokumente anlegen**: Vollmacht, Datenschutzhinweis, Mandatsvereinbarung, Honorar, Vorschuss, KI-Hinweis, GwG-Dokumentation.
7. **Kontoblatt anlegen**: Debitor, Rechnungsempfänger, Stundensatz, Vorschuss, Rechtsschutz, Fremdgeldhinweis, E-Rechnung, GoBD-Ablage.
8. **Aktenstruktur vorschlagen**: Eingänge, Schriftsätze, Anlagen, Fristen, Honorar, GwG, Korrespondenz, Notizen.
9. **Übergabe an Fristen und Zeit**: erste Fristen und erste Tätigkeiten vormerken.

## Konfliktcheck

Der Skill trifft keine endgültige berufsrechtliche Entscheidung. Er erzeugt:

- Trefferliste.
- Risikoklasse.
- Rückfragen.
- Vorschlag: annehmen, nur nach Klärung, ablehnen.

## Mandatsannahme und GwG

Bei Neuanlagen nie nur ein leeres Mandatsblatt erzeugen. Immer mindestens festhalten:

- Akquisequelle und Erstkontakt.
- Mandatsumfang und ausgeschlossene Tätigkeiten.
- Konfliktcheck-Status.
- GwG-Anwendbarkeit oder Grund, warum kein Kataloggeschäft vorliegt.
- Identifizierungsstatus.
- wirtschaftlich Berechtigte, soweit relevant.
- Mandatskontoblatt mit Honorar, Vorschuss und Rechnungsempfänger.
- Annahmeentscheidung mit Verantwortlichem.

## Vorlage

Für das Mandatsblatt `assets/templates/mandatsblatt-vorlage.md` verwenden.
Für Mandatsannahme und GwG zusätzlich `assets/templates/mandatsannahme-gwg-start.md`, `assets/templates/mandatskontoblatt.md` und die GwG-Templates verwenden.

## Ausgabe

- Mandatsblatt.
- Konfliktcheck-Vermerk.
- GwG- und Mandatsannahmevermerk.
- Mandatskontoblatt.
- Liste fehlender Pflichtdaten.
- Aktenstruktur.
- Übergabeliste an Fristen, Zeit und Honorar.

<!-- BEGIN ausformulierungspflicht (autogen) -->
> **Ausformulierungspflicht und Formatstandard.** Das Endprodukt wird in **vollständigen, ausformulierten Sätzen** geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie `[Name der Mandantin]` werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.
>
> **Schriftbild:** Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist **Times New Roman 11 pt** als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.
>
> **Nummerierung:** Gliederung ausschließlich dezimal (`1`, `1.1`, `1.1.1` und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.
<!-- END ausformulierungspflicht (autogen) -->


## Quellenkontrolle

Kanzleiorganisation nach Vorgang trennen: Mandatsannahme und Interessenkollision, Verschwiegenheit, Fristen, Aktenführung sowie elektronischer Rechtsverkehr. Einschlägige Berufs- und Verfahrensnormen nur dem konkreten Arbeitsschritt zuordnen. Rechtsprechung ist mit Gericht, Datum, Aktenzeichen, tragender Aussage und Quelle zu belegen; bloße Aktenzeichenlisten entfallen.