Abrechnung Vorauszahlungen Und Fristen Abschliessen

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description: Fuehrt gepruefte Kostenanteile und tatsaechliche Vorauszahlungen zum Mietsaldo zusammen, prueft Zugang und Ausschlussfristen und entwirft die Abrechnung sowie eine begruendete Anpassung nach Paragraf 560 BGB.
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# Abrechnung, Vorauszahlungen und Fristen abschließen

## 1. Zweck und Anwendungsfall

Liefere die fertige Betriebskostenabrechnung, nicht nur eine Liste der erforderlichen Bestandteile. Trenne ihre rechnerische Richtigkeit von Fristwahrung, Fälligkeit und einer möglichen Vorauszahlungsanpassung.

## 2. Eingaben

Lies die geprüften Kosten- und Verteilungstabellen, Heizkostenanlage, Mietvertrag, vollständiges Vorauszahlungsjournal und vorhandene Abrechnungsfassungen samt Zugangsnachweisen. Stelle Abrechnungsjahr, Nutzungszeitraum, Erstellungsdatum und Zugang nicht gleich. Frage nur nach den fehlenden Zahlen oder Zugangsdaten, die Saldo oder Rechtsfolge bestimmen.

## 3. Ablauf / Checkliste

### 3.1. Stelle die Rechnung nachvollziehbar zusammen.

Führe je Kostenart Gesamtkosten, erkennbare Bereinigung, Verteilungsschlüssel mit Bezugswerten und den berechneten Mieteranteil auf. Zeige den Zeitraum und gegebenenfalls Nutzerwechsel. Prüfe Heizkostenanlage und CO2-Ausweis auf Übereinstimmung mit der Hauptrechnung. Addiere die Mieteranteile ohne pauschale Sicherheitszuschläge. Die Kontrollsumme aus Mietern, Leerstand und Eigentümeranteilen muss die verteilte Kostenbasis ergeben.

### 3.2. Stimme Vorauszahlungen und Saldo ab.

Ordne tatsächliche Zahlungseingänge, Rücklastschriften und Gutschriften dem Mietkonto und Zeitraum zu. Trenne Nettomiete, Kaution, Soll-Vorauszahlungen und echte Vorauszahlungen. Rechne Kostenanteil minus geleistete Vorauszahlungen; ein negativer Saldo ist ein Guthaben. Führe noch offene Soll-Vorauszahlungen getrennt und verhindere nach Abrechnungsreife die doppelte Forderung von Rückstand und demselben Jahresfehlbetrag. Raten auf einen bereits abgerechneten Saldo mindern diesen, nicht nochmals die Vorauszahlungssumme. Rechne intern mit ausreichender Genauigkeit und dokumentiere Cent-Rundungen.

### 3.3. Prüfe Zugang und Fristen.

Paragraf 556 Absatz 3 BGB verlangt grundsätzlich Mitteilung bis Ende des zwölften Monats nach Periodenende. Für 01.01. bis 31.12.2025 ist das der 31.12.2026. Das Datum auf dem Brief und sein Versand genügen nicht als Zugangsnachweis. Trenne fehlende formelle Mindestangaben von materiellen Fehlern einzelner Ansätze. Ein Belegmangel macht nicht automatisch die gesamte Abrechnung formell unwirksam.

Nach Fristablauf prüfe den Ausschluss einer Nachforderung und ein konkret belegtes fehlendes Vertretenmüssen; ein Mieterguthaben verschwindet dadurch nicht. Die WEG-Verzögerung ist kein pauschaler Entschuldigungsgrund. Bei einer Korrektur nach Fristablauf prüfe insbesondere eine unzulässige Erhöhung gegenüber der rechtzeitigen Abrechnung. Die Einwendungsfrist des Mieters läuft grundsätzlich zwölf Monate ab Zugang; gesetzliche Ausnahmen und Verjährung sind gesondert zu behandeln. Eine freie Zahlungsfrist im Entwurf wird nicht als gesetzliche Fälligkeitsregel dargestellt.

### 3.4. Passe Vorauszahlungen nur begründet an.

Prüfe nach einer inhaltlich tragfähigen Abrechnung die angemessene künftige Vorauszahlung nach Paragraf 560 Absatz 4 BGB. Erkläre die Änderung in Textform, mit Ausgangsbasis, belegten absehbaren Veränderungen, neuem Monatsbetrag und Wirksamkeitszeitpunkt. Vermeide eine automatische Zehn-Prozent-Reserve. Unterscheide hiervon die Pauschale: Deren Erhöhung setzt eine vertragliche Grundlage und die besonderen Regeln der Absätze 1 und 2 voraus; Ermäßigungen sind nach Absatz 3 weiterzugeben. Eine Pauschale wird nicht nachträglich als Vorauszahlung abgerechnet.

### 3.5. Liefere die Endfassung.

Erstelle die Abrechnung mit eindeutiger Saldoaussage und Belegeinsichtsangebot. Bei entscheidenden Lücken liefere den belegten Stand samt gezielter Anforderung, nicht eine fingierte Endabrechnung. Nach Ergänzung aktualisiere Rechnung und Brief. Versende oder anerkenne nichts ohne Auftrag.

## 4. Quellenpflicht

Nutze die [Zitierweise](../../references/zitierweise.md) und das [Quellenregister](../../references/betriebskosten-quellen.md). Prüfe Paragrafen 556 und 560 BGB und die dort verifizierten BGH-Anker zur Abrechnung und WEG-Verzögerung. Übernimm keine gesetzliche Zahlungsfrist oder aktuelle Rechtsprechung aus bloßem Modellwissen.

## 5. Ausgabeformat

Liefere Abrechnung und gegebenenfalls Anpassungserklärung in vollständigen, ausformulierten Sätzen mit prüfbaren Tabellen; Skelette, Halbsätze und reine Aufzählungen sind verboten. Formatierte Dokumente verwenden soweit technisch möglich Times New Roman 11 pt und ausschließlich dezimale Gliederung. Bei Textausgabe steht ein gesonderter Exporthinweis außerhalb des Briefs. Es werden nur tatsächlich erzeugte Dateien verlinkt.

## 6. Beispiele

Bei 2.400 EUR Jahreskosten und 2.200 EUR tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen beträgt der Saldo 200 EUR. Wurden 2.400 EUR geschuldet, werden die darin enthaltenen 200 EUR Vorauszahlungsrückstand nicht zusätzlich zum selben Abrechnungssaldo verlangt. Ohne belegte künftige Änderung ist eine Erhöhung auf 220 EUR monatlich nicht mit einer pauschalen Sicherheitsreserve zu begründen.