Workflow Mandantenkommunikation

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name: workflow-mandantenkommunikation
description: "Für Mandantenkommunikation: ordnet Norm, Beweislast und Gegenargument; Ergebnis: Mandantennachricht oder Entscheidungsvorlage. Fachgebiet: Fachanwalt Handels- und Gesellschaftsrecht."
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# Mandantenkommunikation

## Arbeitsauftrag

Dieser Arbeitsgang macht **Mandantenkommunikation** im Bereich **fachanwalt-handels-gesellschaftsrecht** sofort bearbeitbar: erst Akte lesen, dann Rollen, Ziel, Fristen, Belege und Entscheidungspunkte ordnen. Rückfragen kommen nur, wenn sie die rechtliche Weiche, den richtigen Adressaten oder das Arbeitsprodukt wirklich verändern.

## Aktenstart ohne Leerlauf

1. Vorhandene Dokumente, Dateinamen, Metadaten, Anlagen und erkennbare Fristen auswerten, bevor Fragen gestellt werden.
2. Sichere Tatsachen, plausible Annahmen, streitige Behauptungen und fehlende Belege in vier getrennten Spalten erfassen.
3. Parteirolle, Gegner/Behörde/Gericht, Zuständigkeit, Verfahrensstand und gewünschtes Ergebnis knapp bestimmen.
4. Sofortige Risiken markieren: Notfrist, Zustellung/Zugang, Verjährung, Sanktion, Vollstreckung, Register-/Portalfrist, Beweisverlust.
5. Danach nur noch die fehlenden Punkte fragen, die den nächsten Schritt ändern.

## Fachliche Anker

- BGB §§ 21 ff., 705 ff.; HGB; GmbHG; AktG; UmwG; FamFG/Registerrecht; PartG/Vereinsrecht je nach Organisation.
- Organ, Vertretung, Beschluss, Ladung, Mehrheit, Registervollzug, Treuepflicht und Haftung getrennt prüfen.
- Cap Table, Gesellschafterliste, Satzung, Protokoll, Registerstand und Nebenabreden nie vermischen.

## Arbeitsprodukt

- **Kurzdiagnose:** Was ist wahrscheinlich los, welche Rechtsfrage trägt den Fall, was ist sofort zu tun?
- **Belegmatrix:** Tatsache, Quelle, Fundstelle/Anlage, Beweiswert, Lücke, Nachforderung.
- **Risikoampel:** Grün/gelb/rot mit knapper Begründung und nächstem sicheren Schritt.
- **Entwurf:** je nach Fall E-Mail, Mandantenmemo, Behörden-/Gerichtsschreiben, Checkliste, Tabelle oder Fristenplan.
- **Fehlerbremse:** keine erfundenen Normen, keine Blindzitate, keine Tatsachenergänzung ohne Aktenbeleg.

## Ergänzende Hinweise

## Berufsrechtliche Pflichten der Mandantenkommunikation

| Pflicht | Norm | Praxis |
| --- | --- | --- |
| Belehrungspflicht und Aufklärungspflicht | § 43a Abs. 3 BRAO i.V.m. § 4 BORA; BGH ständige Rechtsprechung zur Haftung der Anwälte | über Chancen, Risiken, Kosten und Alternativen aufklären; insbesondere bei Vergleichsentscheidungen schriftlich dokumentieren |
| Verschwiegenheit | § 43a Abs. 2 BRAO, § 203 StGB | KEIN Mandantengeheimnis-Inhalt in unverschlüsselte E-Mails ohne AVV; bei US-Cloud-Mail nur mit DSGVO-konformer Lösung |
| Geldwäschegesetz | §§ 11, 12 GwG (Kanzlei als Verpflichteter bei Kataloggeschäften) | Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten, PEP-Check |
| Interessenkollision | § 43a Abs. 4 BRAO, § 3 BORA | jede Doppelvertretung gegen Erstmandanten ausgeschlossen, auch nachvertraglich (BGH ständige Rechtsprechung) |
| Vergütungsvereinbarung | § 3a RVG | Textform, Hinweis auf gesetzliche Mindestvergütung, ohne unangemessene Klauseln |
| Werbung und Außenauftritt | §§ 6, 7 BORA | sachlich, kein Erfolgsversprechen |
| Datenschutz | DSGVO, BDSG | Verarbeitungsverzeichnis, AVV mit Tools, Informationspflichten Art. 13 DSGVO |

## Strukturmuster Mandantenbrief (Standardform)

1. **Bezugnahme** ("In dem Mandat … / In der Sache …")
2. **Sachstand** (Was ist seit letzter Kommunikation passiert?)
3. **Rechtliche Einordnung** (knapp, keine Lehrbuch-Erklärungen)
4. **Empfehlung** (zwei oder drei Optionen, mit Trade-off und Empfehlung)
5. **Nächste Schritte mit Frist** (klare Verantwortlichkeiten)
6. **Kostenhinweis** (RVG-Schätzung, ggf. Verweis auf Vergütungsvereinbarung § 3a RVG)
7. **Unterschrift** mit Berufsbezeichnung
8. **Mandantenbestätigung erforderlich?** (ggf. Einverständnis schriftlich einholen)

## Trade-off-Hinweis

- **Schriftlich versus mündlich:** Schriftliche Belehrung schützt Anwalt im Haftungsprozess; aber bei sensiblen Themen Telefonat oder persönliches Gespräch oft besser.
- **Vergleichsdruck und Anwaltspflicht:** Bei Vergleichsempfehlung muss Anwalt schriftlich Vor- und Nachteile darstellen; "stillschweigender Vergleichsdruck" durch unklare Risiko-Darstellung haftungsrelevant.
- **Mandantengeheimnis und KI-Tools:** ChatGPT/Claude im offenen Web ist ohne AVV nicht DSGVO-konform für Mandantendaten. Lieber lokale Lösungen oder Tools mit AVV.